Wir sind kuntinuierlich dabei die Prozesse in der Auftragsbearbeitung zu optimieren und zu vereinfachen. Hierbei ist die hohe Komplexität unserer Produkte eine der Herausforderungen und somit auch die unterschiedlichen Anforderungen unserer Kunden. Dadurch, dass wir kundenspezifische Produkte entwickeln und fertigen, hat auch jeder Kunde seine eigenen Anforderungen an den Auftragsbestätigungen, Lieferungen und Dokumenten, die zur gesamten Auftragsbearbeitung gehören. Der eine Kunde möchte gerne XY auf dem Dokument stehen haben, der nächste möchte lieber XYZ. Da wir uns das bei zig-hundert unterschiedlichen Produkten natürlich nicht merken können und wir dennoch reproduzierbare Ergebnisse liefern möchten, macht das die Prozessgebung natürlich etwas komplexer.

Vor einigen Monaten wurde jeder Lieferschein und somit auch jede Rechnung händisch erstellt, gedruckt und versendet. Der Ablauf war fehleranfällig, da wenig über das System abgesichert war.

Der Lieferschein wurde bereits im Büro erstellt und ausgedruckt. Dieser Lieferschein wurde dann in den Versand gebracht und dort anhand des Blatt Papiers kommissioniert. Nach dem Kommissionieren wurde der ausgedruckte Lieferschein wieder ins Büro gebracht und es wurde die Rechnung erstellt und versendet.

Das bedeutet, es gab keine Sicherheit, dass auch der richtige Artikel in der richtigen Stückzahl kommissioniert wurde. Alles geschah nur anhand eines Blatt Papiers. Zudem wusste die Auftragsbearbeitung nicht was der Versand kommissioniert hat und der Versand hat nicht gemerkt wenn er etwas falsch kommissioniert hat.

Daher sind wir in unserer Auftragsbearbeitung auch den nächsten Schritt gegangen. Mittlerweile werden die anstehenden Lieferungen nicht mehr im Büro ausgedruckt und händisch in den Versand gebracht. Die zu liefernden Positionen eines Auftrags werden mittlerweile per EDV freigegeben und landen umgehend auf dem MDE-Gerät (mobile Datenerfassung) in einer „Pickliste“. Dann wird die Position „gepickt“ also aus dem Lager geholt und es wird in dem Moment der Lieferschein ganz automatisch im Hintergrund erstellt. Das bedeutet, dass es kaum mehr Falschlieferungen geben kann, da man während dem „picken“ den richtigen Lagerplatz sowie die richtige Artikelnummer scannen muss. Zudem kann man nur die Menge eintragen, die zuvor freigegeben wurde.

Somit kann man nicht aus Versehen am falschen Lagerplatz stehen und die falsche Ware in der falschen Menge kommissionieren.

Das kann nur deswegen funktionieren, weil wir uns sicher sein können, dass der Lieferschein, der im Versand während des „Pickens“ erstellt wird immer richtig sein muss (da man ja nur das liefern kann was vorher freigegeben wurde).

Jetzt wird in der Auftragsbearbeitung über einen Klick die erstellten Lieferscheine, sowie die dazugehörigen Rechnungen ausgedruckt und per E-Mail an den jeweiligen Ansprechpartner gesendet. Dieser Schritt mindert den Arbeitsaufwand des Erstellens, Drucken und Versenden enorm und spart somit viel Zeit. Zudem können wir nur das Richtige liefern, da wir es über das System absichern.